Abia ai înființat o societate comercială, ai primit toate actele firmei și îți dorești să pui la punct strategia de creștere și dezvoltare a afacerii? Înainte să te apuci efectiv de treabă este important să te asiguri că, din punct de vedere administrativ, ai toate documentele pregătite la zi. În cazul unui control efectuat de autoritățile statului va fi necesar să prezinți tot felul de acte specifice activității pe care o desfășori, așa că trebuie să ai mereu la îndemână astfel de documente. Ca să-ți venim în ajutor, mai ales că ești la început de drum, ne-am gândit să facem împreună un checklist. Iată ce trebuie să dețină orice companie nou înființată:
Actele de înființare ale societății comerciale
Actele firmei sunt foarte importante și este esențial să le ai întotdeauna la îndemână. Este vorba despre actul constitutiv, certificatul de înmatriculare, autorizații de funcționare sau regulament de ordine interioară. Practic, în cazul unui control, va trebui să le prezinți inspectorilor documentele care autorizează activitatea principală a firmei.
Registrul unic de control
Nu trebuie să subevaluezi cu nimic importanța unui registru unic de control (RUC). Acest document cu regim special trebuie achiziționat de către societate, în mod obligatoriu, în termen de 30 de zile de la înființare. Câte un exemplar al registrului trebuie păstrat la sediu și, dacă este cazul, în fiecare punct de lucru pe care îl deține compania. Documentul are drept scop evidențierea tuturor controalelor desfășurate de către autorități (fiscale, sanitare, urbanism, protecția consumatorului, protecția muncii, etc.) asupra firmei. Acesta se va prezenta organelor de control specializate înainte de a începe verificare pentru ca reprezentanții să-și poată nota numele, unitatea de care aparțin, numărul legitimației de control, obiectivele, numărul și data ordinului de deplasare, perioada și temeiul legal în baza căruia se realizează controlul. La finalul verificării, dacă este necesar, inspectorii trebuie să noteze în registrul unic de control și contravențiile constatate sau sancțiunile aferente.
Dosarele de personal
În situația în care o societate nou înființată are și salariați, firma trebuie să aibă completate la zi contractele de muncă întocmite după efectuarea controlului de medicină a muncii, fișele de post ale angajaților, fișele de pontaj, ștatele de plată, contractul colectiv de muncă sau alte acte ce țin de salariați ori beneficiile acordate acestora. Totodată, este nevoie și de regulamentul de ordine interioară, un act juridic al companiei, elaborat cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, prin intermediul căruia se stabilesc o serie de reguli, în principal disciplinare, aplicabile la locul de muncă.
Registrul de casă
Pentru justificarea încasărilor și a plăților orice firmă trebuie să întocmească registrul de casă. Acesta trebuie întocmit la zi și include toate chitanțele, bonurile, statele de salarii, depunerile la bancă sau dispozițiile de plată. Mai exact, toate documentele de plată folosite pentru a scoate anumite sume din unitate cu diferite justificări și actele de încasare a banilor trebuie trecute zilnic în registrul de casă.
Documentele referitoare la evidența contabilă
Indiferent de profilul societății comerciale și codul CAEN sub care aceasta funcționează, orice firmă va deține facturi de intrare și facturi de ieșire pentru diferite bunuri sau servicii, după caz. Dacă compania face comerț cu mărfuri, este foarte important ca pentru tot ceea ce se achiziționează în scopul revânzării să fie întocmite note de intrare-recepție (NIR-uri) care se atașează la facturile de intrare și dovedesc încărcarea în gestiunea societății.
În situația unei inspecții, reprezentanții autorităților pot solicita o arie largă de documente, în funcție de specificul controlului. Însă, acestea sunt cele mai importante acte pe care trebuie să le dețină orice societate nou înființată pentru a-și îndeplini obligațiile legale.
