Puțini mai sunt cei care nu au auzit de Microsoft Excel și la fel de puțini sunt, poate, și cei care îi cunosc toate secretele.
De mulți ani deja, am integrat acest program de calcul tabelar în viața noastră profesională, dar și în cea particulară. Îl folosim pentru a alcătui simple liste, pentru a face calcule repetitive, estimări, grafice și câte și mai câte. Din păcate, nici nu ne imaginăm câte ar mai putea face pentru noi, deoarece, în general, nu știm să îi exploatăm opțiunile la adevărata lor valoare.
Dacă ești freelancer, Excel-ul poate fi un aliat de mare nădejde, deoarece îți poate salva timp prețios. Pentru a-i cunoaște secretele, noi îți recomandăm să urmezi un curs dedicat. Cel mai bine este să alegi cursuri de excel acreditate – niciodată nu știi cum te poate ajuta un atestat astfel obținut în carieră.
Dacă încă nu ești convins de utilitatea sa, iată numai câteva dintre aplicațiile pe care le poate avea Excel-ul în activitatea ta, ca freelancer:
Gestionarea clienților și a taskurilor
Când ai mulți clienți, te poți încurca în numerele date contractelor, poți rătăci datele lor de identificare, nu mai știi când anume ai demarat colaborarea cu fiecare dintre ei, ce tarif ai stabilit cu fiecare, câte ore de lucru i-ai dedicat, iar toate aceste date îți folosesc în gestionarea activității tale.
În loc să cauți de fiecare dată în e-mail informațiile necesare, poți face un tabel care să le cuprindă. În el, poți include numele clienților, datele acestora, numărul fiecărui contract, durata sa, dacă au fost semnate acte adiționale, ce tarif orar ați stabilit, dacă acesta a fost renegociat vreodată, câte ore de lucru sunt dedicate și orice alte amănunte îți mai sunt necesare în activitatea zilnică.
Poți să folosești și opțiunile de calcul pentru a determina valorile facturilor în lei sau în alte monede, sau poți aduce date din alte tabele referitoare la acești clienți, folosindu-te de funcțiile mai complexe ale Excel-ului. Modul cum un astfel de tabel va arăta la final e complet în controlul tău: poți gestiona toți clienții într-o pagină, sau poți avea câte o pagină dedicată fiecărui client în parte.
Estimarea încasărilor, cheltuielilor și a impozitelor
Chiar dacă, adesea, suntem mânați de pasiune în viața profesională, banii sunt necesari și bineveniți, iar facturile fac parte din realitatea oricărui freelancer, fie că vorbim de cele emise, sau de cele primite spre plata.
Poate fi dificil să îți dai seama dintr-o privire care este profitul real, în funcție de valoarea unei facturi. Din acest motiv, îți recomandăm să alcătuiești un tabel în care să introduci sumele facturate, procentul impozitelor de plătit, cheltuielile pe care le efectuezi lunar pentru fiecare client în parte și cheltuielile generale pe care le ai, în funcție de forma juridică sub care activezi. Astfel, vei obține o privire de ansamblu asupra întregii tale activități financiare și vei ști imediat care client este profitabil și care nu.
Generarea unor predicții pertinente pentru clienți
Utilizând formule simple de calcul, poți aplica creșteri estimate procentual rezultatelor actuale. Astfel, atunci când vei dori să renegociezi un contract, poți extrage imediat estimările și realizările, date care vor constitui argumente incontestabile că munca ta este valoroasă, iar costurile clientului sunt mici în comparație cu rezultatele.
Analizarea datelor extrase din alte aplicații
Mai ales dacă lucrezi în online, gestionezi numeroase informații extrase din alte aplicații care analizează date legate de trafic, vizualizări, conversii etc. Poți genera rapoarte din acestea și le poți încărca ușor în Excel, unde le poți prelucra pentru a extrage concluzii utile în activitatea ta. Le poți ordona în funcție de diverse criterii, poți aplica filtre sau poți face calcule suplimentare utilizând valorile extrase, spre exemplu. Astfel, munca ta va fi mult simplificată și vei putea aduce plus valoare clientului, fără a investi multe ore și efort.
Generarea de rapoarte pentru clienți
La finalul fiecărei luni, cel mai probabil, transmiți câte un raport cu activitatea ta și cu rezultatele produse. Poți folosi tot Excel-ul pentru a produce aceste rapoarte. Pe lânga clasicele calcule, poți genera și rapoarte grafice, ușor de citit și de interpretat de către fiecare client în parte. Este suficient să scrii formulele necesare pentru un client și apoi să le replici pentru toți ceilalți, modificându-se numai valorile variabilelor.
Desigur, acestea sunt numai câteva dintre cele mai întâlnite utilizări pe care freelancerii cu care colaborăm le dau Excel-ului. Dacă voi îl folosiți și în alte feluri în activitatea voastră, așteptăm să le citim în comentarii și le vom include în viitoarele articole. Cert este că, atunci când vine vorba despre Microsoft Excel, limita utilizărilor sale este dată numai de cunoștințele noastre în utilizarea sa și de propria imaginație.
Surse foto: Pexels.com
