Sursa foto: Pixabay.com
Oricât de productiv ai fi, vor exista întotdeauna oportunități de a-ți îmbunătăți și de a-ți crește nivelul de productivitate.
Primul pas este să fii o persoană orientată spre rezultate. Restul se bazează pe acele atitudini și strategii care te vor ajuta să rămâi concentrat și să obții rezultate mai înalte.
Pe o scară de la 1 la 10, tu cum ți-ai evalua propria productivitate la locul de muncă?
Răspunsul cinstit la această întrebare face parte integrantă din viața acelora care doresc să își crească productivitatea la locul de muncă. Diferite metode și sisteme sunt testate pentru a vedea dacă acestea ar trebui adoptate sau eliminate, în funcție de eficacitatea pe care o oferă la un moment sau altul, în cazul unui angajat sau a altuia.
Tehnici eficiente pentru a produce mai mult în mai puțin timp și cu o calitate mai bună:
- planifică-ți ziua cu o seară înainte;
- enumeră mai întâi cele mai dificile sarcini;
- identifică perioadele de productivitate maximă;
- fă câte un lucru pe rând;
- prioritizează ceea ce trebuie făcut;
- fă din lista ta un obicei de control permanent;
- nu îți amâna sarcinile importante și urgente;
- folosește instrumente de productivitate;
- practică meditația;
- dormi bine.
Hai să dezvoltăm un pic cele enumerate mai sus.
Înainte de a dormi, rezervă doar cinci minute pentru a-ți planifica ziua următoare.
Enumeră toate lucrurile pe care trebuie să faci în ziua următoare. Pune sarcinile într-o ordine dată de prioritate.
În acest fel vei putea dormi mai liniștit/ă, fără griji, pentru că îți amintești ce trebuie să faci a doua zi. În plus, te vei concentra mai mult la trezire pe sarcinile stabilite, vei pierde mai puțin timp inutil.
În plus față de ordonarea sarcinilor în funcție de prioritate, încearcă să plasezi cele mai greu de realizat îndatoriri de serviciu în partea de sus a listei, de regulă în prima parte a zilei, când ești mai odihnit.
Pe măsură ce ziua trece și cele mai provocatoare activități sunt eliminate, programul devine tot mai ușor.
Cu toții avem un moment al zilei în care suntem cei mai productivi.
Unii oameni produc mai mult dimineața, alții după-amiază și alții noaptea și dimineața devreme.
Identifică aceste perioade și programează-ți cele mai dificile sarcini care trebuie îndeplinite asupra lor.
Dacă ai sarcini care necesită un nivel ridicat de concentrare, rămâi concentrat, nu ieși din flux și realizează-le pe rând.
Nu încerca să faci multitasking în aceste cazuri, deoarece lucrarea poate fi finalizată mai rapid, dar poți pierde calitatea și poți avea eșecuri în proces.
De fapt, dacă faci câte un lucru pe rând, accentul pe fiecare sarcină poate fi mărit prin creșterea calității rezultatelor și reducerea timpului necesar pentru a le finaliza.
Sarcinile care nu au nevoie urgentă de îndeplinit și se află pe listă doar pentru că sunt plăcute sau pentru că vor să o facă trebuie eliminate complet.
De ce să îți risipești timpul făcând ceva care nu este important? Evaluează constant lucrurile pe care le faci din punctul de vedere al importanței reale pe care o are în acel moment.
Adesea, vei descoperi o mulțime de activități care, pe lângă faptul că sunt cronofage, nu sunt de niciun folos când muncești de la distanță.
Taie sau amână aceste sarcini din listă și obiceiurile tale zilnice pentru a te concentra asupra a ceea ce contează cu adevărat.
Nu uita de regula 20/80!
Există o regulă binecunoscută, denumită 20/80 care se referă la fenomenul real conform căruia 20% din acțiuni conduc la 80% din rezultate. Pur și simplu identifică în ce constă acele 20% și concentrează-te pe sarcinile care generează 80% din rezultate.
O listă de sarcini îți va permite să identifici rapid toate sarcinile care trebuie făcute în ziua de lucru de acasă prin reducerea efortului mental de a ți le aminti.
Cu toate acestea, unele activități urgente ajung să apară și dacă lucrezi de acasă. Adăugă-le la listă în partea laterală sau sub sarcina pe care o faci la acel moment pentru a ține cont și de ele. Dacă nu este atât de urgent sau de important, ele pot fi adăugate pe lista de a doua zi.
Odată ce te-ai obișnuit să folosești lista, îți poți îmbunătăți organizarea și eficiența. Prin urmare, fă o listă adaptabilă, flexibilă, pentru a adăuga sarcinile care apar și sunt mai puțin importante, ce se pretează pentru a fi efectuate ulterior.
Pe tot parcursul zilei, vor exista multe lucruri care necesită atenția ta și, pentru a nu îți pierde concentrarea, adăugați aceste activități mai puțin urgente.
De obicei sunt lucruri mici, care nu necesită mult timp, dar pot fi foarte importante.
Ferește-te de amânări!
Gândul de a amâna ceea ce aveți nevoie sau puteți face acum este o pierdere uriașă de timp și duce la acumulări mari de sarcini.
Pentru a ajuta la schimbarea acestei gândiri, ori de câte ori te simți tentat ca să amâni o sarcină din cauza indispoziției, a lenei sau dificultății pe care o presupune, amintește-ți câte lucruri plăcute ai fi putut realiza dacă nu ai fi lăsat nimic pentru mai târziu.
Această practică va deveni o obișnuință în timp și productivitatea personală va crește exponențial.
Mijloace digitale de creștere a productivității muncii
Există instrumente, software și hardware care ne ajută să fim mai productivi și ar trebui să le folosiți.
Google Now, de exemplu, este o aplicație care poate fi utilizată pe smartphone-uri, tablete și notebook-uri și servește ca asistent personal.
Cu acesta poți crea liste de sarcini, puteți efectua căutări pe internet, puteți trimite mesaje, puteți efectua apeluri, puteți lua notițe și multe altele doar folosind comanda vocală.
Adică nu mai trebuie să te oprești din ceea ce faci la un anumit moment dat pentru a îndeplini aceste sarcini. Dai doar comanda și aplicația face treaba în locul tău!
Daci faci o simplă căutare pe internet și vei descoperi o multitudine de resurse, gratuite sau nu, care pot deveni aliați ai productivității tale.
O soluție profesională este categoric și dynamics 365! Tu ai încercat-o?
Nu uita de pacea minții!
Meditația te ajută să îți cureți mintea, să îți stopezi anxietatea, să te focusezi pe priorități și asupra muncii pe care o desfășori.
Cu cât claritatea mentală este mai mare, cu atât vă puteți concentra mai mult asupra sarcinilor, iar productivitatea va fi ridicată cu calitate.
Rezervă-ți treizeci de minute din zi într-un loc liniștit, cu o priveliște bună, ascultă sunetele naturii sau o muzică relaxantă. Închide ochii și reflectează la lumea din jur și la modul în care interacționezi cu ea. Rezultatele pot fi fantastice.
Odihnă de calitate pentru un plus de productivitate!
Chiar și un somn bun poate crește considerabil nivelul de productivitate.
Nu contează doar cantitatea de ore în care dormi, ci și calitatea somnului.
Lista sarcinilor elimină deja majoritatea grijilor legate de amintirea a ceea ce se va face a doua zi. Deci, înainte de a dormi, încearcă să te relaxezi.
Stai departe de televizor, computere, telefoane și orice alt dispozitiv care îți atrage atenția măcar o oră înainte de a adormi.
Poți folosi acest timp pentru a practica meditația și a te curăța dezordinea mentală. Somnul tău va fi unul benefic.
