Tu cum te pregătești pentru diverse scenarii de business? La baza oricărei afaceri stă gestionarea sănătoasă a cash flow-ului, adică a fluxului de bani, pe românește. Dar pentru o gestiune cât mai bună va fi necesară inclusiv planificarea cash flow-ului, proces cu care probabil nu ești încă familiarizat. În cele ce urmează, îți vom prezenta pașii necesari pentru realizarea acestui proces, dar și informațiile adiționale de care vei avea nevoie.
Pasul 1. Strânge toate informațiile necesare
Pentru a putea estima corect fluxul de bani vei avea nevoie în primul rând de informații cheie despre afacerea ta. Noi îți recomandăm să apelezi la o platformă unică de stocare si de integrare a datelor afacerii tale ca să te asiguri că toate datele sunt înregistrate o singură dată, fără erori și sunt disponibile oricând ai nevoie de ele în cea mai simplă formă.
Pentru a realiza o planificare de cash flow vei avea nevoie de:
- rapoarte din contabilitatea managerială;
- informații contabile mai vechi de exemplu bilanțul, contul de profit și pierdere și restul informațiilor contabile;
- perioada medie de încasare a veniturilor și de plată a cheltuielilor, în conformitate cu termenii contractuali din relațiile cu furnizorii și clienții;
- previziunile pentru perioada următoare legate de activitatea firmei; mai exact, cheltuielile și veniturile în conformitate cu Bugetul de Profit și Pierdere care se detaliază lunar.
Ține minte, profitul nu este egal cu cash-ul deoarece recunoașterea în contabilitate a cheltuielilor și veniturilor nu coincide cu momentul în care se face plata/încasarea. În consecință, profitul va fi reprezentat de venituri minus cheltuieli, iar soldul de cash va fi egal cu soldul de cash de la începutul anului plus încasări, minus venituri.
Pasul 2. Înțelege ciclurile de plăți și încasări
Ciclul de încasare se referă la timpul necesar și la activitățile care au loc între momentul apariției unei creanțe și momentul încasării acesteia. Obiectivul tău va fi să scazi ciclul de încasare prin diverse metode, de pildă facturarea cât mai rapidă, acordarea de discounturi pentru plățile în avans sau monitorizarea constantă a încasării pentru facturile scadente și atenționarea clienților restanți.
Pe de altă parte, ciclul de plată se referă la timpul necesar și la activitățile care au loc între momentul apariției datoriei și momentul în care aceasta este plătită. Obiectivul tău va fi acela de a crește ciclul de plată, de exemplu prin negocierea termenelor de plată cu furnizorii.
Pentru a măsura aceste două cicluri și a afla cât din cash-ul companiei va fi blocat, trebuie luați în calcul trei indicatori: perioada medie necesară pentru colectarea creanțelor, viteza de reînnoire a stocurilor/serviciilor și perioada medie de plată a datoriilor.
Pasul 3. Analizează cash flow-ul
Ce tip de afacere conduci? Una în care întâi faci plățile și apoi încasezi sau invers? În funcție de acest aspect, vei putea determina care este ciclul net de încasări și plăți și cât durează acesta.
Planificarea cash flow-ului trebuie să includă informații și despre:
- cash flow sold la început de an;
- cash flow din activități de exploatare, mai exact încasări și plăți;
- cash flow din activități de investiții și finanțare, adică încasări și plăți;
- cash flow sold la sfârșit de an.
Această estimare poate fi facută manual în excel sau cu ajutorul aplicațiilor special dezvoltate în acest sens. Nu renunța la acest tip de activitate deoarece doar așa vei putea identifica perioadele în care te vei bucura de un surplus de bani sau vei suferi din cauza unui deficit.
