Nu este deloc simplu să gestionezi activitatea unei afaceri, mai ales dacă este vorba despre o companie mare. Un antreprenor are multe sarcini de îndeplinit și, în același timp, trebuie să aibă sub control și activitatea angajaților. De aceea, o zi de lucru slab organizată nu este doar o sursă de stres, dar poate cauza și o serie de probleme și pierderi. Pe de altă parte, un antreprenor stresat și dezorganizat va destabiliza și activitatea angajaților. Angajații au nevoie de un lider care să-i motiveze și să îi îndrume, pentru a lucra la capacitate maximă.
Așadar, iată câteva sfaturi care te pot ajuta să-ți organizezi mai eficient o zi de lucru.
1. Programează cu o zi înainte!
În business nu este indicat să improvizezi, deoarece lucrurile pot lua o întorsătură greșită. Este recomandat să ai dinainte un plan principal de urmat și un plan secundar, în caz de apar probleme. Programează cu exactitate toate activitățile pentru următoarea zi, ca să nu pierzi timp gândind ce să faci mai întâi.
2. Începe ziua mai devreme!
Dacă într-o zi ai foarte multe task-uri de făcut și ai impresia că nu ai timp să le duci la capăt, poate fi util să faci un efort și să începi ziua mai devreme. Acest lucru te poate ajuta să faci față tuturor sarcinilor și să nu te aglomerezi în zilele următoare.
3. Utilizează instrumente digitale pentru organizare!
Deși poți folosi un calendar clasic de perete sau o agendă pentru a nota detalii precum ziua, activitățile și orele corespunzătoare, poate fi mai eficient să utilizezi un organizator digital. Există multe aplicații de acest gen, ușor de folosit, care te notifică atunci când e timpul să faci o anumită activitate.
4. Stabilește-ți deadline-uri!
Este indicat să îți impui un anumit timp de rezolvare a unei probleme sau operațiuni, astfel încât să nu pierzi noțiunea timpului. Stabilește dinainte ca până la o anumită oră să finalizezi un anumit proces. În acest mod, poți realiza tot ce ți-ai propus într-o zi. Totuși, nu intra în panică, dacă uneori depășești deadline-ul, deoarece acest lucru te poate dezorganiza și mai mult.
5. Profită de tehnologie pentru a salva timp!
Automatizarea unor operațiuni repetitive sau complexe, cum ar fi operațiunile contabile, analiza financiară sau facturarea, te ajută să economisești timp. Automatizarea poate fi realizată prin implementarea unor soluții software special concepute pentru afaceri, cum ar fi soluțiile de facturare, de task management sau cele de business intelligence. Soluțiile software te ajută și să ții sub control munca angajaților, să distribui rapid taskuri și să rezolvi problemele în timp util.
6. Distribuie sarcini!
Delegarea sarcinilor simple te eliberează pentru sarcinile mai importante pentru afaceri. Spre exemplu, delegarea unor taskuri administrative repetitive către un asistent sau un angajat îți permite să te ocupi de întâlnirile de afaceri într-un mod optim.
7. Focusează-te pe responsabilitățile majore!
Evită să programezi multe activități într-o zi. Acest lucru poate scădea calitatea tuturor activităților desfășurate și predispune la erori. Alege să realizezi doar câteva sarcini majore zilnic, ca să te concentrezi corespunzător și să obții cele mai bune rezultate.
8. Ia pauze!
Pauzele te ajută să previi stresul ocupațional și să menții un stil de viață sănătos. Nu renunța la pauzele de masă sau de cafea, deoarece acestea te pot ajuta să-ți reîncarci bateriile și să lucrezi mai eficient. Poate fi util să îți iei 1-2 ore libere pe zi ca să faci sport sau să te odihnești.
9. Apelează în loc să trimiți mail-uri!
Pentru a comunica cât mai rapid și eficient, apelul telefonic este cea mai bună soluție. Scrierea mesajelor sau e-mailurilor și așteptarea răspunsurilor poate dura ceva timp. Prin urmare, un apel telefonic este mult mai eficient.
10. Nu te lăsa distras!
Nu lăsa alte lucruri să-ți distragă atenția atunci când lucrezi. Încearcă să respecți programul pe care ți l-ai propus, deoarece acesta este probabil cea mai bună organizare ca să-ți gestionezi eficient afacerea.
Așadar, nu este simplu să conduci cum trebuie o afacere, însă o bună organizare este tot ce ai nevoie pentru a-ți îndeplini cu succes rolul de antreprenor.
